Mon Proxima : guide complet d’utilisation pour les tutelles

Les responsabilités de tuteur ou de mandataire judiciaire exigent à la fois rigueur administrative et disponibilité pour les personnes protégées, une tâche parfois difficile à équilibrer. Les contraintes réglementaires, la gestion financière complexe ou le suivi médical approfondi rendent souvent le quotidien lourd d’incertitudes et de contrôles. Nous avons tous besoin de solutions qui facilitent notre travail, tout en garantissant la sécurité et la conformité des informations, clés du respect de la loi.

Face à la digitalisation croissante du secteur médico-social, la plateforme Mon Proxima s’impose comme un pilier dans la gestion des mesures de protection juridique. Ce service web a été pensé pour centraliser les tâches, fluidifier les échanges entre acteurs et réduire le risque d’erreur. Son approche collaborative et sécurisée encourage une organisation transparente, dépassant la simple informatisation des dossiers : nous gagnons en sérénité et en temps. Penchons-nous ensemble sur les fonctions qui font la différence et les bonnes pratiques pour optimiser l’expérience.

Qu’est-ce que Mon Proxima

Mon Proxima est une plateforme numérique développée par Tutelle Au Quotidien dès 2010 pour soutenir ceux qui accompagnent des majeurs vulnérables au quotidien. Accessible depuis n’importe quel navigateur, le service s’adresse autant aux mandataires judiciaires professionnels (MJPM), tuteurs familiaux, qu’aux associations et services de protection juridique. L’objectif principal : offrir une gestion complète, centralisée et sécurisée, capable de simplifier toutes les démarches et obligations administratives.

Nous maîtrisons la gestion des dossiers grâce à un espace unique permettant de réunir, modifier et suivre toutes les informations, documents et échéanciers relatifs à chaque mesure de protection (tutelle, curatelle, sauvegarde de justice). Ainsi, Mon Proxima nous aide à garantir l’intégrité et la conformité des procédures. Pour en savoir plus sur la philosophie de l’outil, découvrez la plateforme sur Guide du droit.

Les fonctionnalités principales de la plateforme

La plateforme regroupe des outils puissants pour faciliter la gestion des dossiers et la communication interprofessionnelle. Le système s’adapte à la diversité des situations juridiques, offrant à chaque utilisateur une autonomie maximale dans son organisation.

• Centralisation des dossiers : Réunit toutes les informations personnelles, médicales, financières et juridiques au sein d’un espace sécurisé.
• Suivi comptable automatisé : Synchronisation bancaire, catégorisation automatique des opérations, constitution de budgets personnalisés et alertes en cas d’opérations inhabituelles.
• Génération automatique de rapports : Création rapide des documents légaux et administratifs annuels, comptes de gestion et bilans personnalisés.
• Planification et alertes : Notifications pour les échéances importantes, renouvellements de mesures et rappels de rendez-vous médicaux.
• Module de communication sécurisée : Messagerie intégrée et partage maîtrisé des ressources entre intervenants.
• Tableau de bord personnalisable : Vue synthétique de la situation de chaque dossier, indicateurs de suivi et accès rapide aux informations essentielles.

Premiers pas : inscription et configuration du compte

Pour accéder à Mon Proxima, nous devons procéder à une inscription professionnelle, validée par la transmission d’un justificatif d’agrément ou d’exercice. Une fois notre profil vérifié, il devient possible de personnaliser l’espace de travail : choix des préférences de notifications, création de modèles de documents et paramétrage du classement des dossiers selon nos besoins.

Il est recommandé d’initier l’utilisation avec quelques dossiers simples afin de se familiariser avec l’interface et les fonctionnalités. Cette démarche progressive facilite la migration complète du portefeuille et assure une prise en main sans confusion.

Importer et organiser les dossiers des personnes protégées

L’importation des dossiers existants dans Mon Proxima se veut accessible et polyvalente. Le système accepte différents formats (PDF, Word, Excel, images), permettant de centraliser l’ensemble des documents relatifs à chaque majeur protégé.

Pour optimiser la gestion, nous structurons chaque dossier par catégories (données civiles, historique médical, patrimoine financier, pièces juridiques et administratives). Les tags et les groupes de classification facilitent la recherche d’informations, évitant la dispersion des fichiers. Organiser sa base documentaire devient alors rapide, méthodique et exploitable par tous.

Gérer la comptabilité et les finances

En matière de gestion financière, Mon Proxima intègre une synchronisation automatique avec les principales banques françaises. Cela permet d’avoir une vision instantanée des mouvements, d’établir des budgets ou de recevoir des alertes en cas de dépassement. Nous pouvons catégoriser les dépenses et revenus, paramétrer les différentes natures d’opérations ainsi que les déductions spécifiques aux situations protégées.

Les fonctions avancées de suivi facilitent le travail récurrent sur les paiements, qu’il s’agisse de charges fixes ou ponctuelles. La personnalisation des outils permet ainsi d’anticiper les besoins, d’éviter les erreurs et d’améliorer la gestion globale du portefeuille, offrant aux professionnels une efficacité et une transparence accrues.

Générer les rapports et comptes de gestion

Mon Proxima automatise la production des rapports légaux et des comptes annuels, un point clé pour respecter les délais et les exigences des tribunaux. Les informations saisies sont structurées, analysées et compilées conformément aux normes, permettant une édition rapide des documents requis, avec traçabilité des opérations.

Le tableau de bord intuitif offre une vue complète des indicateurs essentiels et simplifie la gestion en blocs thématiques – saisie des données, génération des comptes, édition des documents – pour perfectionner la productivité sans sacrifier l’exigence réglementaire.

Sécurité et conformité RGPD

La confidentialité des données constitue une priorité absolue. Mon Proxima s’appuie sur un chiffrement de bout en bout (AES 256 bits), une authentification forte à deux facteurs, et héberge l’ensemble des informations sur des serveurs localisés en France. Nous sommes assurés d’une conformité totale aux standards RGPD et aux exigences légales.

Cette maîtrise de la sécurité garantit la protection des informations sensibles, limite les risques de cyberattaque et renforce la confiance dans la gestion numérique des personnes protégées. Il s’agit d’un véritable gage de protection pour tous les dossiers administrés.

Profils utilisateurs : qui peut utiliser Mon Proxima

Mon Proxima s’adresse à plusieurs catégories d’utilisateurs, chacun bénéficiant d’une interface adaptée à ses besoins propres. Les mandataires judiciaires professionnels, services tutélaires ou MJPM, exploitent les fonctionnalités avancées pour gérer des portefeuilles volumineux.

Les tuteurs familiaux, qui accompagnent un proche dans ses démarches, profitent quant à eux d’un système simplifié, limitant la complexité des tâches tout en restant complet. Enfin, les associations tutélaires et collectivités territoriales trouvent dans Mon Proxima un outil de standardisation et de travail collaboratif, véritable force pour coordonner les interventions.

Tarifs et formules d’abonnement

L’accès à Mon Proxima se fait par abonnement mensuel comportant un socle de fonctionnalités. Pour clarifier les coûts, voici un tableau récapitulatif des offres principales.

Les formations peuvent être prises en charge par les fonds de formation, selon la situation de la structure. Tous les abonnements incluent une heure d’accompagnement pour garantir la prise en main et l’autonomie.

Formation et support utilisateur

Nous disposons d’une gamme complète de supports pour apprendre à maîtriser Mon Proxima. L’abonnement intègre une heure de formation initiale, complétée par des tutoriels vidéo accessibles directement depuis l’application.

Le guide utilisateur est disponible dans l’onglet Documentation, un catalogue de formations complémentaires permet la préinscription en ligne. Les sessions de formations particulières peuvent être demandées selon les besoins : nous avons la garantie de progresser à notre rythme. L’assistance respecte une charte qualité exigeante, pour une résolution rapide et fiable des difficultés rencontrées.

Conseils pratiques pour optimiser l’utilisation

Pour exploiter tout le potentiel de Mon Proxima, nous conseillons d’organiser le travail en sessions ciblées et d’utiliser la recherche avancée pour retrouver efficacement les documents.

• Personnaliser les alertes et notifications pour ne rien oublier des échéances importantes.
• Exporter régulièrement les données pour réaliser des sauvegardes fiables.
• Utiliser la messagerie interne pour fluidifier la communication entre les intervenants d’un même dossier.
• Exploiter les rapports automatiques pour ajuster la stratégie de gestion selon l’évolution des besoins des majeurs protégés.

Il est judicieux de se former aux fonctions avancées progressivement, afin d’intégrer les meilleurs réflexes et de gagner en performance sans complexité superflue.

Avantages de Mon Proxima pour les professionnels

Nous constatons un gain de temps réel grâce à l’automatisation des tâches répétitives, une réduction notoire des erreurs administratives et une amélioration du suivi humain. La standardisation des processus permet la gestion simultanée de nombreux dossiers et libère du temps pour l’accompagnement concret des majeurs vulnérables.

La conformité juridique et la sécurité des données sont assurées en permanence, ce qui valorise la mission de protection et garantit la sérénité dans la réalisation des obligations. Mon avis : Mon Proxima incarne à la fois la modernité, la performance et l’exigence dans ce secteur complexe, essentiel à la dignité des personnes protégées.